PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN

Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya.

Henry Fayol mengemukakan enam belas garis pedoman umum ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya :

1. Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana
2. Mengorganisasi aset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan-tujuan sumber daya
3. Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, energik
4. Mengkoordinasikan semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha
5. Merumuskan keputusan yang jelas dan tepat
6. Menyusun bagi seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer
7. Mendefinisikan tugas-tugas
8. Mendorong inisiatif dan tanggung jawab
9. Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan

    10.  Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan

    11.  Mempertahankan disiplin

    12.  Menjamin bahwa kepentingan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi

   13.  Mengakui adanya satu komando/pimpinan

   14.  Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan

   15.  Melembagakan dan memberlakukan pengawasan

   16.  Menghindari adanya pengaturan, birokrasi dan kertas kerja

Arti Penting Pengorganisasian

Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu dan kapan, dimana serta bagaimana sumber daya tersebut digunakan

Tiga tanggung jawab difungsikannya departemen pengorganisasian :

1. Pengembangan rencana-rencana reorganisasi yang akan membuat sistem manajemen menjadi efektif dan efisien
2. Mengembangkan rencana-rencana untuk memperbaiki keterampilan manajerial yang sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen
3. Mengembangkan suatu organisasi yang menguntungkan dalam sistem manajemen

Proses Pengorganisasian

Lima langkah utama dalam proses pengorganisasian :

1. Tercermin dalam rencana-rencana dan tujuan-tujuan
2. Menetapkan tugas-tugas pokok
3. Membagi tugas pokok ke dalam subtugas-subtugas
4. Alokasi sumber daya dan pengarah bagi subtugas-subtugas
5. Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasikan

Teori Pengorganisasian Klasik

Teori pengorganisasian klasik adalah manajemen awal mengenai bagaimana sumber daya organisasi dapat digunakan untuk mencapai tujuan organisasi

Menurut Max Weber komponen usaha dari pengorganisasian adalah prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang mendetail, suatu hirarki organisasi yang diuraikan dengan jelas dan hubungan antara anggota-anggota organisasi yang nonperson (impersonal)

Struktur

Dua tipe dasar dari struktur yang ada dalam sistem manajemen :

1. Struktur Formal merupakan hubungan diantara sumber daya-sumber daya organisasi dan juga disajikan dengan bagan organisasi

2. Struktur Informal merupakan pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal berkembang secara alami dan cenderung didasari oleh norma, nilai dan sosial dari individu

DEPARTEMENTALISASI DAN STRUKTUR FORMAL : PANDANGAN

KONTINGENSI

Metode pembentukan hubungan formal diantara sumber daya-sumber daya adalah dengan membentuk departemen-departemen untuk melaksanakan beberapa tugas organisasi

Departementalisasi adalah proses pembentukan departemen dalam sistem manajemen yang didasarkan pada faktor fungsi kerja yang dilaksanakan, produk yang dibuat, daerah yang dikuasai, sasaran konsumen dan proses yang dirancang untuk pembuatan produk

Fungsi

Merupakan tipe aktivitas yang sedang dilaksanakan dimana termasuk dalam pemasaran, produksi dan keuangan

Produk

Pengorganisasian menurut produk memungkinkan wirausahawan mengelompokkan secara logis sumber daya-sumber daya yang perlu untuk menghasilkan suatu produk

Wilayah

Wilayah mendepartementalisasi daerah geografis pasar dimana sistem manajemen dipusatkan, ketika pasar dan lokasi kerja meluas maka jarak fisik antar berbagai tempat membuat tugas manajemen menjadi sulit

Pelanggan

Pelanggan membentuk departemen sebagai tanggapan dari sistem manajemen, sehingga pelanggan dapat diidentifikasi menjadi kelompok-kelompok yang logis

Proses Pembuatan

Proses pembuatan menentukan departemen menurut fase pokok dari proses yang digunakan untuk pembuatan produk

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Formal

•          Kekuatan pada diri wirausahawan

•          Kekuatan pada tugas

•          Kekuatan pada lingkungan

•          Kekuatan pada bawahan

PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR)

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu

Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja

Keuntungan :

1. Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat
2. Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain
3. Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
4. Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Kerugian :

1. Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia
2. Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

Pembagian Tenaga Kerja dan Koordinasi

Pembagian tenaga kerja dengan individu yang berbeda dalam mengerjakan tugas dikoordinasikan secara efektif sehingga manajemen dalam organisasi menjadi jelas

Mooney mendefinisikan koordinasi sebagai penyusunan secara beraturan usaha kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan didalam mencapai tujuan bersama

RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF MANAGEMENT)

Rentang manajemen mengarah pada jumlah individu yang diawasi oleh wirausahawan, semakin banyak individu yang diawasi semakin besar rentang manajemen dan semakin sedikit individu yang diawasi semakin sedikit rentang manajemen

Rentang Manajemen dinamakan juga :

1. Rentang kekuasaan (span of authorithy)
2. Rentang pengawasan (span of control)
3. Rentang supervisi (span of supervision)
4. Rentang tanggung jawab (span of responsibility)

Perancangan Rentang Manajemen : 

Pandangan Kontingensi

Harnold Koontz mengemukakan bahwa faktor situasi utama yang mempengaruhi kesesuaian dari ukuran rentang manajemen individual :

1. Kesamaan fungsi dimana aktivitas dilaksanakan oleh individu yang disupervisi adalah sama atau tidak
2. Hubungan geografis dimana bawahan secara fisik terpisahkan oleh tempat sehingga semakin dekat bawahan secara fisik maka semakin banyak individu yang dapat disupervisi oleh wirausahawan secara efektif
3. Kompleksitas fungsi dimana aktivitas dari tenaga kerja sulit dan rumit
4. Koordinasi menunjuk pada jumlah waktu yang harus dikeluarkan oleh wirausahawan untuk menyetarakan aktivitas-aktivitas dari bawahan dengan aktivitas pekerja yang lainnya
5. Perencanaan menunjukkan jumlah waktu yang dikeluarkan wirausahawan untuk mengembangkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana sistem manajemen dan mengintegrasikannya dengan aktivitas bawahan mereka

Graicunas dan Rentang Manajemen

V.A. Graicunas memberikan konstribusi terhadap rentang manajemen dimana kontribusi ini adalah pengembangan suatu rumusan untuk menentukan jumlah hubungan yang mungkin antara wirausahawan dengan bawahannya ketika jumlah bawahannya diketahui.

Rumusannya :

                    2                                                

      C = n ( --- + n -1)           

                2                                  

ket : C : jumlah total hubungan

        n : jumlah bawahan yang diketahui 

Ketinggian Bagan Organisasi

Terdapat hubungan terbatas antar rentang manajemen dengan ketinggian bagan organisasi, semakin besar ketinggian bagan organisasi kewirausahaan semakin kecil rentang manajemen dalam organisasi kewirausahaan tersebut, demikian pula sebaliknya semakin rendah maka semakin besar rentang manajemen. Bagan organisasi dengan bagan ketinggian yang rendah biasanya ditunjuk sebagai datar (flat) dan yang besar ditunjukkan sebagai tinggi (tall).

Hubungan Skalar (Scalar Relationship)

Hubungan Skalar menunjuk pada rantai komando (chain of command)

Konsep hubungan skalar atau rantai komando berhubungan dengan konsep kesatuan perintah. Konsep kesatuan perintah (unity of command) menyatakan bahwa individu hendaknya memiliki satu atasan, jika terlalu banyak atasan yang memberikan perintah dapat menimbulkan kebingungan, perintah yang bertentangan dan pekerja yang frustasi dan juga menimbulkan ketidakefisienan dan ketidakefektifan.

PENGORGANISASIAN AKTIVITAS INDIVIDU

Pertanggung Jawaban

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan

Tanggung jawab adalah komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya

Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab :

1. Pembagian aktivitas kerja
2. Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen
3. Bertanggung jawab

Menegaskan Aktivitas Kerja Manajemen

Suatu proses yang digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan kelompok kerjanya dan dengan organisasi

PENGORGANISASIAN AKTIVITAS INDIVIDU

Pertanggung Jawaban

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan

Tanggung jawab adalah komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya

Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab :

1. Pembagian aktivitas kerja
2. Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen
3. Bertanggung jawab

Menegaskan Aktivitas Kerja Manajemen

Suatu proses yang digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan kelompok kerjanya dan dengan organisasi

Barnard menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :

1. Individu bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan
2. Individu percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi
3. Individu melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya
4. Individu secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :

1. Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi
2. Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah
3. Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung
4. Rantai komando yang lengkap
5. Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai
6. Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional
7. Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer

Jenis-Jenis Wewenang

1. Wewenang Lini
2. Wewenang Staf
3. Wewenang Fungsional

Delegasi

Terdapat tiga langkah dalam proses pendelegasian :

1. Membebankan semua kewajiban tertentu pada individu
2. Proses pendelegasian melibatkan pemberian wewenang yang semestinya kepada bawahan
3. Penciptaan kewajiban pada bawahan untuk melaksanakan kewajiban yang dibebankan

Kendala bagi proses pendelegasian

1. Kendala yang berhubungan dengan penyelia
2. Kendala yang berhubungan dengan bawahan
3. Kendala yang berhubungan dengan organisasi

Sentralisasi dan Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentralisasi menguraikan tingkatan umum dimana pendelegasian ada dalam suatu organisasi. Istilah tersebut bisa divisualisasikan pada ujung yang berlawanan dari rangkaian kesatuan (continuum).

Desentralisasi Organisasi : Pandangan Kontingensi

Beberapa pertanyaan yang mungkin timbul untuk menentukan jumlah desentralisasi yang sesuai untuk situasi :

1. Berapa ukuran organisasi sekarang ini?
2. Dimanakah letak pelanggan organisasi bertempat?
3. Seberapa homogennya lini produk dari organisasi?
4. Dimanakah letak pensuplai organisasional?
5. Apakah terdapat kebutuhan bagi suatu keputusan yang cepat dalam organisasi?
6. Apakah kreativitas adalah ciri yang menguntungkan dari organisasi?

PENGEMBANGAN ORGANISASI

Tujuan Organisasi

1. Keuntungan adalah kekuatan motivasi bagi wiraswastawan
2. Pelayanan pada pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa) membenarkan keberadaan organisasi bisnis
3. Tanggung jawab sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh masyarakat dimana industri tersebut berada

Arti Penting Tujuan Organisasi

1. Pembuatan keputusan
2. Efisiensi organisasi
3. Konsistensi organisasi
4. Evaluasi kerja

Bidang-Bidang Tujuan Organisasi

1. Kedudukan pasar
2. Inovasi
3. Produktivitas
4. Sumber daya fisik dan finansial
5. Perolehan laba

      6.  Kinerja dan perkembangan manajer

7. Kinerja dan sikap karyawan
8. Tanggung jawab kemasyarakatan

Garis Pedoman Penetapan Tujuan Berkualitas

1. Wiraswastawan harus membiarkan orang-orang yang bertanggung jawab mencapai tujuan mempunyai suara untuk menetapkannya
2. Wiraswastawan harus menyatakan tujuan sespesifik mungkin
3. Wiraswastawan harus menghubungkan tujuan dengan tindakan tertentu jika perlu
4. Wiraswastawan harus mengemukakan tujuan yang diinginkannya
5. Wiraswastawan hendaknya menspesifikasi ketika tujuan diharapkan tercapai
6. Wiraswastawan harus menetapkan tujuan hanya dalam hubungannya dengan tujuan organisasi lainnya
7. Wiraswastawan hendaknya menyatakan tujuan dengan jelas dan sederhana
8. Wiraswastawan hendaknya menetapkan tujuan cukup tinggi sehingga karyawan akan bekerja keras untuk memenuhinya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga karyawan akan menyerah didalam memenuhinya

Perubahan Organisasi

Adalah proses modifikasi organisasi yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas sampai sejauh mana organisasi tersebut mencapai tujuan-tujuannya, dengan melibatkan segmen organisasi yang sebenarnya dan biasanya termasuk perubahan lini wewenang organisasi, berbagai tingkatan tanggung jawab dalam organisasi dan lini komunikasi organisasi yang sudah mapan

Faktor-faktor pertimbangan dalam perubahan organisasi :

1. agen-agen perubahan
2. Penentuan apa yang hendak diubah
3. Evaluasi perubahan
4. Individu-individu yang dipengaruhi oleh perubahan
5. Tipe perubahan yang dibuat (perubahan orang-orang, perubahan struktural atau perubahan teknologi)

 Perubahan Struktural

Adalah proses modifikasi organisasi yang menekankan pada peningkatan efektivitas organisasi dengan pengendalian perubahan yang mempengaruhi anggota organisasi selama pekerjaan kerja mereka

Bentuk-bentuk modifikasi dalam perubahan struktural :

1. Menjelaskan dan mendefinisikan jabatan
2. Modifikasi struktur organisasi agar sesuai dengan kebutuhan komunikasi organisasi
3. Mendesentralisasikan organisasi untuk mengurangi biaya koordinasi, meningkatkan pengendalian subunit, meningkatkan motivasi dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih besar

Sumber : http://ashur.staff.gunadarma.ac.id